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11 Enero 2015

Articulo

 

5 maneras para hacer de su programa de capacitación el más solicitado en su organización

 

 

Christopher R. Turnbull

MSc, CBCP


Director de comunicación estratégica y gestión de crisis en Neathawk Dubuque y Packett . Anteriormente fue oficial senior de continuidad de negocios de operaciones globales en el Grupo del Banco Mundial. Ha desarrollado docenas de programas de capacitación para preparar a las personas para las crisis.

 

Samantha Steenkamp - Farrell


Lidera el equipo de capacitación y preparación estratégica en el departamento de Seguridad Corporativa del Grupo Banco Mundial y ha desarrollado docenas de programas de formación para preparar al personal para lo inesperado.

La situación era grave. Sus colegas han sido tomados como rehenes por una multitud enfurecida de manifestantes. Y, justo cuando pensaban que podían tomar un respiro y recoger sus ideas, las cosas empeoraron. En cuestión de minutos varias bombas molotov habían puesto el edificio en llamas.

Por suerte para este grupo de profesionales internacionales de desarrollo, el desastre al que se enfrentaron era sólo un escenario de entrenamiento diseñado para evaluar sus habilidades para tomar decisiones ejecutivas durante una crisis, además de sus planes de continuidad del negocio. Casi 60 de ellos se reunieron recientemente en una sala de conferencias de un hotel en Estambul para participar en la gestión de crisis y capacitación en continuidad del negocio - la capacitación tuvo un impacto profundo. Muchos de los participantes, pasado el evento, dijo que el escenario era "demasiado real", que estaban "muy conmocionados".

Ese es el objetivo. Si el entrenamiento es "muy real", es muy probable que también sea muy memorable, lo que aumenta la probabilidad de que los puntos más importantes realmente queden grabados en sus equipos. Después de todo, no es una cuestión de si se produce un incidente, sino cuándo. 

Las organizaciones invierten en gestión de crisis y capacitación en continuidad del negocio para impartir un importante conjunto de habilidades a los miembros del personal, pero es raro ver que la capacitación tenga el tipo de impacto profundo que los gerentes están buscando: el tipo de impacto que permanece luego de que el participante haya salido de la sala. 

Si usted está pensando en renovar su gestión de crisis y capacitar en continuidad del negocio para tener un mayor impacto, aquí están cinco maneras de hacer que su programa de formación sea lo más solicitado en su organización:
- Comience con una explosión. En lugar de un enfoque tradicional en gestión de crisis o de principios de continuidad del negocio que pueden incluir definiciones aburridas de cada uno, y algunas diapositivas sobre metodología para tratar una interrupción del negocio, en realidad INTERRUMPA el negocio. Asegúrese de que saben que están a punto de enfrentarse a un ejercicio, pero láncelos directo al fuego - incluso si nunca han tenido una experiencia previa. Esta es la manera en que muchas escuelas de medicina y veterinaria ahora enseñan a sus estudiantes. En lugar de pasar semestres aprendiendo de anatomía y fisiología, los estudiantes de algunas universidades aprenden el conocimiento importante, mientras resuelven problemas médicos de la vida real. En el contexto de la continuidad del negocio, considere la posibilidad de comenzar con un escenario simple que pretende mostrar el valor de la planificación y el ejercicio, luego complemente eso con datos y cifras que recalquen la importancia de hacer las dos cosas. Vea si puede conseguir que su audiencia sienta la adrenalina dentro de los primeros minutos de la capacitación. Si es así, usted puede conectarlos por todo el resto de la capacitación.
- Evite el dogma: Disculpas a todos los profesores de continuidad de negocio por ahí, pero la capacitación de personas en los fundamentos de la gestión de crisis no está para centrarse en la teoría académica. Concéntrese en unos principios fundamentales. Dé a sus participantes definiciones breves. Después de esto, lance qué es lo que realmente significa en la práctica. Para capturar y mantener su atención, nada funciona mejor que captarlos a través de historias o tradiciones de su propia organización, para ilustrar sus puntos. ¿Cómo respondió la empresa ante los ataques del 11/9? ¿Qué pasó con el ataque cibernético de hace unos meses? ¿Cómo te preparas para un huracán o respondes a un terremoto? En lugar de libros técnicos, céntrese en esas historias, tanto las buenas como lo malas. Cuando y donde pueda, utilice estudios de caso, ilustre los resultados y comparta testimonios.
- Sea un facilitador (y menos un entrenador). Sí, usted tiene algunos conocimientos importantes para instruir a sus equipos, pero no con mucha frecuencia su capacidad para facilitar un diálogo significativo sobre la gestión de crisis y la continuidad del negocio tiene efectos de largo alcance. Un montón de aprendizaje tiene lugar en una sala llena de personas enfocadas en la gestión de crisis y la continuidad del negocio, y con frecuencia no involucra directamente al entrenador. Anime a los participantes a llegar a la capacitación con una historia relevante para compartir - que pasó, cómo lo lograron, que han aprendido, y que harían diferente la próxima vez. No le dé a los participantes la respuesta correcta inmediatamente (porque… ¿con qué frecuencia hay sólo una respuesta correcta’). Hágalos trabajar juntos para llegar a la mejor solución. Desafíelos a pensar de forma innovadora, porque eso es exactamente el tipo de habilidades que necesitarán cuando se enfrenten a una crisis. Facilite el aprendizaje. Si los participantes son capaces de construir una comunidad fuerte en la sesión, es más probable que dependan fácilmente de sus compañeros cuando ocurra un desastre.
- Tenga una presentación minimalista. Evite las presentaciones tradicionales siempre que sea posible. Haga PowerPoint como último recurso. Pero si debe usar una presentación tradicional, cambie palabras por imágenes para contar una historia atractiva. Evite el uso de viñetas y diagramas pesados para explicar un proceso. Haga que los participantes trabajen. Sáquelos fuera de sus asientos, que colaboren con sus colegas y presenten sus ideas. He aquí algunas maneras de llevar las sesiones de capacitación a la vida:
- Ponga a los participantes en grupos según sus funciones y pídales que escriban en un papelógrafo lo que entienden acerca de cada función en el equipo de gestión de crisis - tienen cinco minutos por función.
- Haga que los grupos escriban una declaración inicial de su organización a los medios respondiendo a un evento ficticio.
- Pida a los participantes que traigan sus planes de continuidad de negocio y lo actualicen a través del programa de capacitación.
- Haga que los participantes trabajen en equipo y escriban en un papelógrafo una lista de las herramientas y recursos disponibles para ellos durante una crisis / interrupción del negocio, luego incluir las piezas relevantes de la lista en sus documentos de planificación.

Empiece en algún lugar, cualquier lugar, pero empiece no importa qué. Los programas de capacitación pueden ser muy difíciles de poner en marcha. Toma un tiempo considerable el desarrollo del programa, y la mayoría de los gestores de crisis y especialistas de continuidad del negocio ya tienen sus tiempos llenos. Luego está el costo de la capacitación. Encontrar los fondos para establecer un programa sostenible nunca es fácil. Independientemente de todos esos retos, es dar el primer paso para establecer un programa. Comience con las personas que tienen más que perder y los que corren el mayor riesgo de una interrupción o desastre del negocio. Comience con algo pequeño y construya una reputación para ayudar rápidamente a los necesitados dentro de la organización. Mire el construir un programa de capacitación en fases, así las preocupaciones inmediatas pueden abordarse ahora y las preocupaciones a largo plazo en la evolución del programa.

Establecer un programa de capacitación efectivo es profesionalmente gratificante, ya que es beneficioso para una organización. Después de salir de Estambul, muchos de los participantes en el entrenamiento pudieron que dar un buen uso a sus habilidades. El malestar social en Tailandia, el brote de Ébola en África, y un sin número de otras interrupciones de menor importancia ha causado que estos profesionales activen los equipos de gestión de crisis y sus planes de continuidad del negocio. Todavía se está sintiendo el impacto de la capacitación.