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31 Mayo 2016

Articulo

 

Los 10 mejores consejos (de bajo presupuesto) para desarrollar un BCP para PyMEs

 

 

Rinske Geerlings

Manager Director de Business As Usual


www.businessasusual.net.au

Skype BusinessAsUsualBCM 

+61280062884

rinske@businessasusual.net.au.

¿Su empresa es demasiado pequeña y/o no tiene presupuesto para desarrollar un Programa de Continuidad del Negocio (BCP)?

¿Tiene una pequeña o mediana empresa (PyME) de venta al por menor, servicios turísticos, ayuntamiento, firma de contadores, manufactura o de cualquier otro rubro? ¿O tiene el rol de apoyar a Pymes para realizar sus BCPs? ¿Estás en una posición difícil y cuentas usualmente con un presupuesto limitado?

Tanto las Pymes como las grandes organizaciones deben estar preparados para la siguiente inundación, corte de energía, tsunami, incendio, período de inactividad del proveedor externo, o brote de gripe. Si tus clientes o reguladores aún no te preguntan por tu Gestión de Continuidad del Negocio (BCM) o Plan de Recuperación ante Desastres (DR), pues muy pronto lo harán.

 

Los 10 mejores consejos para desarrollar un BCP (de bajo presupuesto) para las Pymes

 

Ya sea que necesite una mejor preparación para cuando sus trabajadores, proveedores, sistema de TI, edificios o plantas, no estén disponibles, considere implementar estos consejos en su organización sin importar cuán grande o pequeña sea.

 

  1. Realice acuerdos con dos proveedores o tenga alguna alternativa provisional para su empresa.
  2.  

  3. Tenga a disponibilidad todos los detalles del contacto, incluyendo detalles de los internos (trabajadores, accionistas) y externos (proveedores, clientes, medios, familiares cercanos). Asegúrese que estén accesibles desde varios medios (nube, tarjeta SIM, copia impresa, USB).
  4.  

  5. Conozca quién es el encargado de la toma de decisiones claves en caso ocurra un incidente y cuando el gerente no esté disponible de forma inmediata. Sea tan eficiente como sea posible en su respuesta a una crisis. Tenga el valor de actuar de forma atípica y de cambiar por completo la dirección de su negocio en caso lo necesite.
  6.  

  7. Sea proactivo en la notificación a sus clientes, comunidad y medios de comunicación. No espere a que lo llamen y descubran que su negocio ya no está operando con normalidad. Pregunte a sus proveedores, bancos, compañías de alquileres, arrendatarios o Gobierno (p.ej. La oficina de tributos) sobre los términos de retrasos en los pagos antes de que le persigan para que les pague.
  8.  

  9. Conozca cuáles son las actividades/servicios/funciones claves, y quiénes son los clientes más grandes, aquellos que aportan a la mayor parte de sus ventas. Realice planes para enfocarse, en primer lugar, en recuperar las actividades relacionadas a esos clientes, en vez de desperdiciar el tiempo en temas menos importantes, en caso un desastre ocurra.
  10.  

  11. Realice planes para que sus empleados puedan trabajar desde casa o en lugares alternativos. Utilice una oficina compartida/virtual como una solución de continuidad asequible cuando surja la necesidad, o haga un acuerdo de colaboración recíproca con un negocio que tenga requerimientos similares a los suyos. Asegúrese de desviar servicios (p.ej. TI, teléfono, entregas de proveedores, etc.) y de tener siempre disponibles las contraseñas o información detallada de los contactos.
  12.  

  13. Asegúrese de que sus trabajadores puedan desempeñar varios roles en caso surja alguna enfermedad/ renuncia, en especial en aquellas PyMES para las que no se haya previsto un personal extra que pueda desempeñar un rol clave.
  14.  

  15. A modo de prevención: Comprenda y mitigue sus debilidades relativas a seguridad (Ej. el robo de tu servidor de correo) y tenga procedimientos apropiados para la gestión de infecciones e higiene (Ej. en relación a un brote de gripe).
  16.  

  17. Escoja seguros que sean relevantes para su negocio. Además del seguro contra incendios/daños para la propiedad general, de vidrios, por daños accidentales, de dinero, de responsabilidad, de robo, de bienes transportados, de auditoría de impuestos, de averías de los equipos y fraude, y contra la falta de honradez del empleado, considere también el seguro para personas clave y un seguro para interrupciones en tu pequeña empresa.
  18.  

  19. Utilice una plantilla de mejores prácticas para su Plan de Continuidad del Negocio (BCP). Le ahorrará semanas de preparación.

 

Casos de estudio: ¿Quiénes estuvieron bien preparados para afrontar el desastre?

 

La empresa australiana de jugos Nudie, respondió a esta interrogante de forma rápida en el 2004 cuando ocurrió un incendio en su fábrica. De inmediato, emplearon alternativas ya acordadas, comenzaron la producción y ofrecieron de nuevo su producto a sus clientes semanas después del hecho. Los empleados aún comentan: “fue lo mejor que nos pudo suceder, ya que como los medios estaban al tanto de nuestra historia, entonces todos comenzaron a conocer nuestra marca. Nunca hubiésemos podido pagar por ese tipo de marketing”. Además, para incrementar el interés de los medios, la gestión de Nudie incluso decidió crear botellas especialmente diseñadas para los bomberos de su ciudad, con el propósito de agradecerles por haber controlado el incendio cuando ocurrió.

 

Del mismo modo, AirAsia actuó rápido cuando uno de sus aviones aterrizó fuera de la pista en Kuching, Malasia y dejó 4 pasajeros heridos. Su propio director ejecutivo respondió personalmente a través del twitter: “Estamos trabajando arduamente para retirar el avión. Todos los pasajeros ya están en casa”. Esta respuesta rápida fue clave porque a medida que transcurría cada segundo, ayudó a salvar la reputación y el nombre de la empresa.

 

Rinske será expositora en la Conferencia Iberoamericana de Continuidad del Negocio DRJ en Español 2016 a celebrarse del 29 de septiembre al 1ro de octubre en Lima, Perú.

Ver: http://www.drjenespanol.com/conferenciadrje2016