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31 Ago 2018

Artículo

 

Cómo el Conocimiento Organizacional empodera a las empresas

 

John Jackson

es el consejero ejecutivo y cofundador de Fusion Risk Management y es miembro de Business Continuity Institue. Tiene 40 años de experiencia en continuidad del negocio, recuperación del desastre y genstión de riesgo y emergencia. Jackson puede ser contactado en JJ@Fusionrm.com

 

¿Por qué consolidar el conocimiento organizacional es fundamental para la resiliencia empresarial?

 

Conocimiento organizacional, no es un término comúnmente asociado con continuidad del negocio, resiliencia o recuperación del desastre, pero es un componente crítico.

Primero, exploremos brevemente el concepto de conocimiento. Merriam-Webster ofrece varias definiciones de conocimiento, incluyendo “la suma de lo que es conocido: el cuerpo de la verdad, información y principios adquiridos por la humanidad”. Tome a los conductores de taxis negros de Londres como ejemplo. Ellos pasan varios años estudiando los nombres de las calles o edificios, todo sin la ayuda de GPS. Este conjunto de conocimientos indispensable les da una ventaja estratégica y táctica al realizar su negocio.

Primero, exploremos brevemente el concepto de conocimiento. Merriam-Webster ofrece varias definiciones de conocimiento, incluyendo “la suma de lo que es conocido: el cuerpo de la verdad, información y principios adquiridos por la humanidad”. Tome a los conductores de taxis negros de Londres como ejemplo. Ellos pasan varios años estudiando los nombres de las calles o edificios, todo sin la ayuda de GPS. Este conjunto de conocimientos indispensable les da una ventaja estratégica y táctica al realizar su negocio.

Antes de cofundar mi empresa, fui el gerente general de una empresa listada en el Fortune 500, que vendió una de sus subsidiarias. Naturalmente, cuando ocurre una adquisición sustancial, la debida diligencia es sumamente importante. Las potenciales empresas compradoras necesitan que sus equipos revisen todos los elementos del negocio para asegurar que todo esté en orden.

Para hacer esto, hemos creado un data room. Tomamos un cuarto amplio y lo llenamos con archivadores, pilas de papel y carpetas gruesas. Esta era la única forma en que podíamos demostrar una visión completa del negocio. Llegaron hordas de personas de una miríada de compradores potenciales y pasaron de días a semanas indagando minuciosamente en estos documentos físicos y poniendo toda la información que necesitaban en hojas de cálculo. Es difícil creer, pero eso fue en 2001. Las cosas ciertamente han cambiado.

El data room que creamos ahora parece una reliquia de un pasado distante. Hoy un negocio puede recoger toda su data virtualmente y almacenarla en un lugar, creando un nivel de eficiencia que era completamente inimaginable menos de veinte años atrás. Más aún, la información puede ser almacenada en su forma original en lugar de incrustada en documentos, lo que permite que la alta gerencia obtenga valiosos conocimientos y tome decisiones más informadas.

Cualquier negocio que evoluciona más allá de unas pocas personas en un solo lugar corre el riesgo de desarrollar silos de información de los que son responsables diferentes departamentos y personas. No hay persona o grupo que conozca cada proceso, activo, proveedor y dependencia que permite a la organización operar exitosamente. Es ineficiente y puede costarle a la empresa tiempo y dinero, al tiempo que crea un riesgo innecesario. Esto lleva a una necesidad fundamental de evitar las muchas trabas de una empresa fragmentada a través del uso del conocimiento organizacional.

Una organización mejora con el tiempo a medida que adquiere experiencia, y la experiencia permite que la organización se equipe con una amplia base de conocimiento para tomar las mejores decisiones para el éxito continuo. Cuando una empresa se compromete a asegurar todo el liderazgo y los empleados entienden el proceso de crear, retener y transferir conocimiento, está mucho mejor posicionada para ese éxito. El concepto es simple, mientras más entendemos cómo funciona una organización, mejor podemos entender cómo puede romperse o fallar. Con ese conocimiento, podemos implementar mejor los procesos para protegerlos y recuperarlos.

Las empresas deben considerar cinco factores significativos al compilar y organizar todos sus componentes en un repositorio y un dashboard, que integra la información de múltiples fuentes en una pantalla unificada, un enfoque que vemos como un “único panel de vidrio”.

 

  1. El conocimiento debe ser consolidado

Todos hemos visto compañías donde nadie entendía lo que hacían otros en el negocio. TI no tiene idea de lo que hace ventas, y ventas no sabe mucho de lo que pasa en desarrollo de productos, y así sucesivamente. El conocimiento de las personas se limita estrictamente al trabajo que realizan día a día. Además, eso puede llevar a una gran cantidad de problemas.

Si hay poca o ninguna comunicación interdepartamental, ¿qué sucede cuando ocurre un desastre, provocado por el hombre o natural? Es cada departamento por sí mismo. Los esfuerzos de recuperación o continuidad seguramente se alargarán o posiblemente fallarán debido a una falta completa de coordinación. El conocimiento es poder, como dice el refrán. Cuando se trata de mantener una empresa racionalizada y segura, es imperativo que todas las partes interesadas tengan pleno conocimiento de las operaciones para que puedan responder a cualquier necesidad a través de la organización con seguridad.

Los procesos llevados a cabo por una empresa a diario pueden ser cientos. Es casi imposible mantener el conocimiento organizacional sin un repositorio único donde se visualicen todos estos procesos.

  1. Comando y control

Los ejecutivos nunca quieren sentir que han perdido control de una situación potencialmente dañina. Nada puede lograrse frente a un desastre si el liderazgo no tiene comando sobre los eventos que se están desarrollando. Planificación proactiva y comprensión firme sobre de cada pieza de información necesaria, hacen que se tenga mejores posibilidades de una recuperación en el menor tiempo posible.

Es crucial poseer una solución de software que arrastre todos los procesos necesarios a ese único panel de vidrio, para que todos los involucrados en la respuesta tengan acceso a la información más actualizada para ejecutar un plan de manera eficiente.

  1. Visualización y soporte de decisión

Hay muchos casos en donde no hay pasos claros y accionables para hacer frente a un desastre. Los negocios pueden escoger prepararse para una recuperación potencial usando datos (conocimiento) o documentos (planes). Es ineficiente, ineficaz, costoso y arriesgado confiar en los documentos cuando el éxito o el fracaso pueden estar en juego. La visualización y el soporte de decisiones pueden servir como un multiplicador de fuerza para sus equipos, mientras que los documentos pueden ralentizarlo y ocasionar errores costosos e incluso ocasionar que fracase rotundamente.

He participado en más de cinco mil recuperaciones y en medio de esto, las organizaciones a menudo no usan planes concretos y puntuales. Un documento como este a menudo se queda en el estante o en el drive compartido acumulando polvo. Generalmente no se actualiza ni se comparte con todo el personal. En una compañía dinámica y en constante cambio, hay muy poco uso para un activo viejo como este.

Las organizaciones son vastas y complejas, y evolucionan continuamente. Una compañía puede comenzar como una firma regional pequeña y crecer en un negocio nacional o multinacional. Mientras que los departamentos, procesos, trabajadores y planillas de la compañía crecen, las amenazas, riesgos e impactos se expanden exponencialmente. El conocimiento se vuelve más elusivo y la complejidad puede volverse difícil de entender.

Un sistema de herramientas virtual puede digerir esta información y actualizarlos en tiempo real para que los procesos sean siempre actuales y fácilmente accesibles. La habilidad de usar esa información para brindar ideas visuales y un profundo análisis pueden cambiar no solo la efectividad y eficiencia de sus equipos, sino también los resultados que logre. De cara a la amenaza, la empresa necesita ser capaz de contactar inmediatamente a los tomadores de decisión críticos, revisar todos los activos y determinar que locaciones han sido afectados. Las personas tienen que ser capaces de confiar en esta información y tomar decisiones en tiempo real. En otras palabras, ellos podrán generar un plan sobre la marcha o tener la confianza que los planes existentes están usando información actual mientras filtran la información que no es relevante a la situación en cuestión.

En este contexto, la alternativa de desempolvar un documento que nadie ha tocado en meses, o posiblemente años, parece absurda. Cualquiera que intente contener un desastre no va a perder el tiempo hojeando frenéticamente páginas de información antigua tratando de descubrir el siguiente paso. Necesitarán un almacén de datos recientes que sea fácilmente accesible y que dirija a un resultado útil lo más rápido posible.

  1. Habilite la sabiduría

Steve Jobs dijo, “Las grandes cosas en los negocios nunca las hace una sola persona. Las hacen un grupo de personas”. Esa es la esencia del conocimiento organizacional. Si todos los procesos son conocidos y accesibles por cada ejecutivo y empleado dentro de una empresa, la probabilidad de recuperación cuando ocurre un desastre es mucho mayor.

Todos los involucrados en un negocio deberían poder ver fácilmente las mejores prácticas y saber cómo implementarlas frente a una amenaza. Cuando las partes interesadas pueden encontrar toda la información más actualizada a través de un “panel de vidrio”, es mucho más probable que se eduquen sobre las políticas en todos los departamentos y adquieran esa sabiduría de suma importancia, no solo el conocimiento.

Algunas personas pueden ver a la sabiduría y el conocimiento como intercambiables. Sin embargo, ese no es el caso. El conocimiento por sí mismo se refiere a la información que ha sido adquirido, es consciente. Sabiduría, en tanto, es experiencia y la habilidad de convertir la información adquirida en acción. Cuando hablamos de “conocimiento organizacional”, es efectivamente una combinación de ambos conceptos.

  1. Las vulnerabilidades son infinitas. Los recursos no

Por más que lo intentemos, es imposible identificar, y mucho menos planear, cada desastre que pueda ocurrirle a una organización. No puedes resolverlos todos, por lo que debes priorizar.

Digamos que llega a tener veinte diferentes escenarios en los que su compañía está en riesgo. Algunos son inevitablemente más propensos a ocurrir que otros. Es esencial determinar cuál ha sido la probabilidad más alta de ocurrencia y cuál tiene mayor impacto en su organización, en caso ocurran y usar la información como su guía.

Cada empresa, sin importar el tamaño, tiene recursos limitados para dedicarlos a los esfuerzos de continuidad del negocio. Las amenazas que tienen las mayores probabilidades de ocurrir, junto con las de más alto potencial de impacto, son las que requieren mayor atención y planificación. Es visto como una simple línea gráfica que le ayuda a determinar cómo delegar el tiempo, dinero y personal.

 

¿Qué datos pueden constituir una base de conocimiento de la empresa?

Hay mucha información que puede compensar el conocimiento organizacional, pero basados en experiencia personal, considere los siguiente:

  • Entidades. Las unidades de negocio de la organización.
  • Sitios. las ubicaciones físicas desde las cuales la organización hace negocios.
  • Productos. El resultado de una organización (en físico o servicios) incluyendo costos, precios, mercados y estrategias.
  • Componentes .Infraestructura, middleware, servicio web o equipos utilizados para dar soporte a aplicaciones.
  • Personal. Los recursos humanos de la organización.
  • Equipos. Grupos de personas y personal externo enfocados en una serie de acciones específicas.
  • Procesos. Las actividades realizadas por entidades de negocio en sitios donde operan.
  • Aplicaciones. Sistemas informáticos internos o externos que la organización utiliza para llevar a cabo negocios.
  • Recursos. activos, elementos físicos o propiedad intelectual de la organización.
  • Amenazas. Eventos o situaciones que pueden ocurrir y que pueden impactar al negocio.
  • Riesgos. La posibilidad, probabilidad y resultados de la ocurrencia de un impacto.
  • Vendedores. Proveedores de productos, servicios o personal en los que la organización confía para operar.
  • Referencias de autoridad. normas y estándares que rigen la forma en que la organización realiza sus negocios.
  • Impactos. El efecto de una amenaza particular en el negocio.
  • Incidentes. Impactos que han ocurrido y el efecto en la organización.
  • Políticas. Los principios y prácticas principales de la organización.

 

El conocimiento es poder

El conocimiento organizacional no es algo nuevo. Siempre ha sido crítico para los negocios entender las amenazas potenciales y determinar las maneras más efectivas de abordarlas y recuperarse si suceden. Ninguna empresa ha sido capaz de sobrevivir por mucho sin estar preparada para desastres que suceden y amenazas que se vuelven realidad.

Lo que ha cambiado es nuestra habilidad de organizar, compartir, acceder y delegar información. Ninguna empresa debería tener la necesidad de crear un data room como el descrito al inicio de este artículo. Todo lo que las personas necesitan saber sobre planes de contingencia y continuidad del negocio debería estar en una tienda virtual donde la información sea actualizada constantemente, las redundancias eliminadas y los roles claramente definidos.

El poder se aplica a los profesionales individuales que adoptan y ejecutan la construcción de una base de información para el conocimiento organizacional. Personas que conocen y que pueden ayudar a otras a tomar mejores decisiones y que son más valiosas a sus organizaciones. Su valor es visto en términos de lo que saben y cómo encajan en el cumplimiento corporativo de comando y control. El conocimiento organizacional es tan esencial a la carrera propia como lo es para la empresa para la que trabaja.

 

¿Cómo se puede usar el conocimiento organizacional?

Una vez que la base del conocimiento es armada, las organizaciones encuentran que hay muchas maneras de aprovechar este activo, incluyendo:

  • Gestión del riesgo. Gestión de riesgos empresarial, basado en el conocimiento de los impactos y amenazas..
  • Continuidad y resiliencia. garantizar la capacidad de la organización para mantener las operaciones durante y después de un incidente.
  • Fusiones, adquisiciones, desinversiones. Proveer una fuente única de información para la construcción y análisis del data room..
  • Banca de inversión. Demostrar un nivel superior de comando y control para las partes interesadas e inversionistas.
  • Decisiones de personal. Entender cómo el desempeño del negocio se relaciona a las decisiones de personal.
  • Gestión de proveedores. Gestionar el riesgo de los proveedores, solapamiento del proveedor, consolidación y exposición.
  • Presupuesto. Asegurar una visión única de todos los componentes que permita una adecuada planeación financiera.
  • Adquisiciones. Consolidar información sobre activos, productos y proveedores para apoyar en decisiones de compra.

 

Construyendo un caso para una iniciativa de conocimiento organizacional

Para implementar un proyecto de conocimiento organizacional, piense en esto más como la consolidación de diversas fuentes de datos, en lugar de una nueva iniciativa. Como tal, a menudo se puede lograr reducción de costos reduciendo o eliminando los datos redundantes y gestionando procesos.

Como subproducto, se puede lograr ahorros de personal ya que se necesita menos personal para administrar una única fuente de información y, con frecuencia, los productos de software de un solo uso (gestión de activos, gestión de riesgos, herramientas de planificación de continuidad y más) a menudo pueden fusionarse en una sola iniciativa.

El resultado es una fuente única de información que puede aliviar redundancias y datos conflictivos y proveer una excelente plataforma para muchos de los esfuerzos de toma de decisión.

Reunir la información es una cosa, pero organizar la información en un solo panel provee la capacidad de usar los datos para mejorar el conocimiento organizacional, tomar mejores decisiones y lograr mejores resultados. Los profesionales que adoptan este concepto y lo ponen en práctica, elevan no solo sus programas sino también sus carreras.

 

Reproducido con permiso de Fusion Risk Management. ©